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四川省水利建设工程质量监督档案管理办法

【发布时间:2016-12-13】 【来源:县档案局】 【 收藏 】 【浏览量:次】
  第一章 总 则 

  第一条 为进一步加强水利建设工程质量监督管理,规范监督行为,确保水利建设工程质量监督档案(以下简称质量监督档案)的完整、准确、系统、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《水利工程质量监督管理规定》、《水利工程建设项目档案管理规定》,结合四川实际,制定本办法。  

  第二条 本办法适用于本省各级水利建设工程质量监督机构(以下简称质量监督机构)对质量监督档案的管理。  

  第三条 质量监督档案是指质量监督机构对水利工程建设实施质量监督过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。质量监督档案反映质量监督活动的全过程,是水利建设工程质量监督工作的重要依据。  

  第四条 质量监督档案工作是水利质量监督管理的重要组成部分,是依法行政、强化监督、规范管理、确保工程质量的重要基础性工作。  

  第五条 质量监督档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则,维护质量监督档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。  

  第二章 管理与职责  

  第六条 省水利基本建设工程质量监督中心站负责全省水利建设工程质量监督档案工作。县级以上地方人民政府水行政主管部门所属的质量监督机构负责本行政区域内的质量监督档案工作。  

  质量监督档案工作,业务上接受同级档案行政管理部门、水行政主管部门和上级质量监督机构的指导与监督。  

  第七条 各级质量监督机构应将质量监督档案工作纳入领导议事日程、纳入质量监督工作计划和管理工作程序,纳入相关部门及人员的工作职责并进行考核。  

  第八条 质量监督档案工作应与质量监督工作实行同步管理,做到同部署、同实施、同检查、同考核。  

  第九条 各级质量监督机构要明确档案工作分管领导和职能部门,健全管理制度,配备管理人员,保证所需经费。  

  第十条 各级质量监督档案管理部门应履行下列工作职责:  

  (一)贯彻执行国家档案法律、法规和标准、规范;  

  (二)制定质量监督档案管理制度和工作标准;  

  (三)指导质量监督文件材料的形成、积累、整理和归档工作;  

  (四)负责质量监督档案的收集、整理、鉴定、编目、统计等工作;  

  (五)负责质量监督档案的保管和移交工作,并依法提供利用。  

  第三章 形成、整理与归档  

  第十一条 质量监督归档文件材料是在受理、审查水利工程建设项目质量监督申请,工程项目中间监督、完工验收、缺陷责任期、竣工验收的质量监督检查、检测、评定、鉴定等工作中形成的文件材料。(归档范围见附件1)  

  第十二条 质量监督文件材料的形成部门负责文件材料的形成、收集和整理。质量监督人员应按规定及时收集、整理应归档文件材料,并向本单位档案部门移交。  

  任何单位、部门和个人不得据为己有或拒绝归档。  

  第十三条 归档文件材料应为原件,且字迹清晰,图面整洁,签章手续完备,制成材料符合档案保护要求。使用复制件归档的,应标明原件所在位置。  

  第十四条 质量监督归档文件应纳入质量监督机构档案全宗,按专业档案进行分类管理,以项目为单位进行整理。质量监督档案的保管期限分为永久、30年、10年(见附件1)。案卷质量应符合《四川省水利建设工程质量监督档案案卷质量要求》(见附件2)。  

  第十五条 在质量监督过程中,应做好反映质量监督工作重要节点、重大事件或成果的照片、录音、录像等声像文件材料的收集、整理和归档工作。重要的数码照片应保存相应的纸质照片。整理工作执行《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)、《照片档案管理规范》(GB/11821-2002)等规范和标准。  

  第十六条 质量监督工作中形成的电子文件是质量监督档案的重要组成部分,各级质量监督机构应切实加强对质量监督电子文件的管理,并按要求做好归档工作。电子文件整理应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)要求。  

  第十七条 项目建设期间,质量监督文件材料形成部门应按年度进行归档移交,项目完工验收(以完工验收日为准)后,60个工作日之内移交完工验收等档案;缺陷责任期质量监督档案应在项目竣工验收后(以竣工验收日为准)20个工作日之内完成移交。文件形成部门和档案部门负责人及经办人员应在移交清册上签字确认。  

  第四章 保管与利用  

  第十八条 各级质量监督机构应根据工作需要,配备符合档案保管保护要求的库房及设施设备,采取有效防护措施,确保档案实体与信息安全。  

  第十九条 各级质量监督机构应采用现代信息技术,加强质量监督档案信息管理,促进质量监督档案管理与本单位信息化建设同步发展。  

  第二十条 各级质量监督机构档案部门应依法开展档案信息的利用服务。  

  质量监督档案一般仅限于现场查阅、摘录和复制。  

  第二十一条 查档人员查阅档案后应填写档案利用效果登记表,以反映利用质量监督档案产生的效益。  

  第五章 移交与鉴定  

  第二十二条 纳入同级国家综合档案馆收集范围的质量监督档案应按有关规定进行移交。  

  对已过保管期限的质量监督档案,应成立档案鉴定小组开展档案价值鉴定。对仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保存价值的档案应登记造册,填写销毁清册,经质量监督机构法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。  

  第二十三条 质量监督人员工作调离时,应办理质量监督文件材料移交手续后方可离岗。档案管理人员调离时,应清点档案,并办理交接手续。  

  第六章 考核与奖惩  

  第二十四条 各级质量监督机构应积极开展档案工作规范化管理,确保档案工作与质量监督工作同步协调发展。  

  第二十五条 在质量监督档案工作中成绩显著的单位和个人,由水行政主管部门、档案行政管理部门或上级质量监督机构依据相关规定给予表彰和奖励。  

  第二十六条 对于违反档案法律法规及有关规定,发生损毁、丢失或擅自提供、抄录、涂改、仿造质量监督档案等行为的,由相关主管部门依法依纪予以处理。  

  第七章 附 则  

  第二十七条 本办法由四川省水利厅、四川省档案局负责解释。  

  第二十八条 本办法自发布之日起施行。  

  附件:1.四川省水利建设工程质量监督文件材料归档范围与档案保管期限表  

  2.四川省水利建设工程质量监督档案整理要求  

  附件1  

  四川省水利建设工程质量监督文件材料归档范围  

  与档案保管期限表

序号 归档范围 保管期限
1 办理质量监督申请手续的文件材料  
1.1 水利工程质量监督申请文件材料  
1.1.1 水利工程质量监督申请表 永久
1.1.2 项目建设审批文件(复印件) 30年
1.1.3 初步设计文件及图纸 10年
1.1.4 项目法人(建设单位)与施工、监理、设计、检测等单位签订的合同(或协议)副本 10年
1.1.5 项目质量管理组织情况等文件材料 永久
1.1.6 建设、监理、设计、施工等单位的基本情况说明、项目法人汇报材料等 永久
1.2 水利工程质量监督申请核查表 永久
1.3 水利工程质量监督书 永久
2 组建工程质量监督项目站或项目组的文件材料  
2.1 成立文件及相关附件 永久
2.2 项目站或项目组的相关工作制度 永久
3 工程项目划分上报及确认文件材料 永久
4 工程质量监督计划材料  
4.1 质量监督计划交底相关材料 永久
4.2 质量监督总计划、年度计划、阶段计划文件 永久
5 枢纽工程外观质量评定标准上报及确认文件 永久
6 施工质量检测计划文件材料  
6.1 工程施工质量自检计划材料  
6.1.1 项目法人关于施工自检计划的上报文件及附件 永久
6.1.2 质量监督机构关于施工自检计划专家组审核意见文件及附件 永久
6.2 第三方质量检测计划材料  
6.2.1 项目法人关于第三方检测计划的上报文件及附件 永久
6.2.2 质量监督机构关于第三方检测计划专家组审核意见、检测报告等及附件 永久
6.3 监理单位报质量监督机构备案的平行检测计划 永久
7 工程项目划分表、新增单元(工序)工程质量评定标准  
7.1 项目法人上报的工程划分表、项目划分调整文件、新增单元(工序)工程评定标准等文件及相关附件 永久
7.2 质量监督机构确认、批准文件 永久
8 质量管理体系核查文件材料  
8.1 质量管理体系核查表、检查通知、意见及整改报告等回复材料 永久
8.2 项目法人组建文件、主要人员资质证书(复印件)、质量管理体系 30年
8.3 设代机构成立文件、主要人员资质证书和注册证书(复印件)、现场服务体系 30年
8.4 监理单位现场机构组建文件、总监理工程师任命文件、主要人员资质证书和注册证书(复印件)、质量控制体系文件 30年
8.5 施工单位项目部成立文件,项目经理、技术负责人任命文件、主要人员资质证书和注册证书复印件、质量保证体系文件 30年
8.6 检测单位主要人员资质证书和注册证书(复印件)、质量保证体系文件 30年
9 质量监督巡查文件材料  
9.1 巡查通知 永久
9.2 巡查记录 永久
9.3 巡查整改意见及回复 永久
9.4 巡查工作影像 永久
9.4 巡查工作简报 30年
9.5 巡查工作会议通知、议程、报告、决定、签到表、领导讲话、总结、记录、纪要,录音、录像、照片等 永久
10 质量监督日常工作形成的文件材料  
10.1 工作记录表(日志) 30年
10.2 工作简报 30年
10.3 工作会议通知、议程、报告、决定、签到表、领导讲话、总结、记录、纪要,录音、录像、照片等 永久
11 质量评定及质量问题处理文件材料  
11.1 验收质量结论核定(核备)文件材料  
11.1.1 重要隐蔽单元工程(关键部位单元工程)质量等级核备文件材料  
11.1.1.1 签证表 永久
11.1.1.2 单元工程质量评定表 永久
11.1.2 分部工程验收质量结论核定(核备)文件材料  
11.1.2.1 分部工程验收鉴定书 永久
11.1.2.2 分部工程质量评定表 永久
11.1.2.3 分部工程质量检测文件材料 永久
11.1.2.4 验收申请报告 10年
11.1.2.5 单元工程质量评定汇总表 永久
11.1.2.6 单元工程质量评定资料 10年
11.1.2.7 原材料、中间产品、混凝土(砂浆)试件等检验与评定资料 10年
11.1.2.8 金属结构、启闭机、机电产品等检验及运行试验记录资料 10年
11.1.2.9 监理抽查资料 10年
11.1.2.10 设计变更资料 10年
11.1.2.11 质量缺陷备案表 永久
11.1.2.12 质量事故调查、处理文件、照片等 永久
11.1.3. 单位工程施工质量核定文件材料  
11.1.3.1 单位工程验收鉴定书 永久
11.1.3.2 单位工程施工质量评定表 永久
11.1.3.3 单位工程施工质量检验与评定资料核查表 永久
11.1.3.4 单位工程完工质量检测文件 永久
11.1.3.5 单位工程外观质量评定表 永久
11.1.3.6 工程施工期及试运行期观测资料及分析结果文件 永久
11.1.3.7 竣工图 10年
11.1.3.8 质量缺陷备案文件 永久
11.1.3.9 质量事故处理情况文件、照片等 永久
11.1.3.10 分部工程遗留问题已处理情况及验收情况文件 永久
11.1.3.11 未完工程清单、未完工程的建设安排文件 永久
11.1.3.12 验收申请报告 永久
11.1.3.13 工程建设管理工作报告 10年
11.1.3.14 工程建设监理工作报告 10年
11.1.3.15 工程设计工作报告 10年
11.1.3.16 工程施工管理工作报告 10年
11.1.3.17 其他 10年
11.2 质量问题处理文件材料  
11.2.1 历次施工质量缺陷备案表及相关附件 永久
11.2.2 历次质量事故处理调查取证资料及调查报告 永久
11.3 质量结果文件材料  
11.3.1 第三方检测单位施工质量抽检成果报告 永久
11.3.2 质量监督检测成果报告 永久
11.3.3 水利水电工程质量监督各类报告或意见 永久
11.4 验收结论文件材料  
11.4.1 分部工程验收鉴定书 永久
11.4.2 单位工程收鉴定书 永久
11.4.3 合同工程完工验收鉴定书 永久
11.4.4 阶段验收鉴定书 永久
11.4.5 专项验收鉴定书 永久
11.4.6 竣工验收鉴定书 永久
12 其他文件材料  
12.1 收文登记簿、发文登记簿 10年
12.2 档案移交清册、销毁清册 永久
12.3 项目站印章、印模等 永久

  附件2  

  四川省水利建设工程质量监督档案整理要求  

  为了加强我省水利建设工程质量监督文件的规范管理,提高水利建设工程质量监督档案整理质量,依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、水利部《水利工程质量监督管理规定》,结合我省水利建设工程质量监督工作实际,制定本要求。  

  一、 术语  

  水利建设工程质量监督文件(以下简称质量监督文件)是记录和反映水利建设工程质量监督活动的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。  

  案卷 由互相联系的若干文件组合而成的档案保管单位。  

  卷内目录 登录卷内文件题名和其它特征并固定文件排列顺序的表格。  

  卷内备考表 卷内文件状况的记录单。  

  档号 案卷的编号,以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。由全宗号、分类号和案卷号组成。  

  二、组卷  

  (一)组卷原则  

  遵循水利工程质量监督文件的形成规律,保持案卷内水利工程质量监督文件的有机联系和案卷的成套、系统,便于档案的保管和利用。

  (二)组卷要求  

  1.案卷内质量监督文件必须齐全、完整、准确,签章手续完备,真实反映工程项目质量监督的实际情况。  

  2.案卷内质量监督文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。  

  (三)组卷方法  

  区分不同的质量监督项目,将同一水利建设工程的质量监督文件,按照质量监督工作程序和文件的内容特征等进行整理组卷。  

  三、案卷和案卷内工程质量监督文件材料的排列  

  质量监督文件按监督工作程序和系统、成套性特点进行案卷或案卷内文件的排列。  

  卷内文件一般应文字材料在前,图样在后;印件在前,定稿在后;正文在前,附件在后;复文在前,来文在后;结论性文件在前,依据性文件在后。  

  四、案卷的编目  

  (一)卷内文件页号编制  

  1.案卷内质量监督文件材料以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页。已有页号的文件不再重新编写页号。每件文件从“1”开始依次编写页号或用打号机打印页号。  

  2.页号编写位置:单面书写的文件材料在右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号,空白面不编号。  

  3.案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编制页号。  

  (二)卷内目录的编制(式样见附录图1)  

  1.序号:从“1”开始依次标注卷内每件文件的排列顺序。  

  2.文件编号:填写文件的文号或图纸图号。  

  3.责任者:填写文件的形成部门或主要责任者。  

  4.文件题名:填写文件标题的全称。一般应照实抄录。文件没有标题或标题不能确切反映文件内容的文件,应由立卷人根据文件内容拟写文件标题。拟写内容外加“[ ]”号。  

  5.日期:填写文件的形成时间,用8位阿拉伯数字标注年月日,如2015年3月15日,应填写为:20150315。  

  6.页数:应填写每件文件的总页数。  

  7.档号:填写方法见四(四)1。  

  8.卷内目录排列在卷内文件之前。  

  (三)卷内备考表的编制(式样见附录图2)  

  卷内备考表是卷内文件状况的记录单。  

  1.说明,应标明案卷内文件的总件数、总页数、不同载体文件的数量,以及在组卷和提供利用过程中需要说明的问题。  

  示例:本卷文字材料共30件,205页,照片20张,附图5张。  

  2.立卷人,应由立卷责任者签名。  

  3.立卷日期,应填写完成立卷的时间。  

  4.检查人,应由案卷质量审核者签名。  

  5.检查日期,应填写案卷质量审核的时间。  

  6.互见号,应填写反映同一内容不同载体的档案的档号,并注明其载体类型。  

  7.档号,填写方法见四(四)1。  

  8.卷内备考表排列在卷内全部文件之后。  

  (四)案卷封面的编制 (式样见附录图3)  

  1.档号:填写档案的全宗号、分类号和案卷号。分类号包括类别代号和项目代号。  

  具体格式为:  

  全宗号-类别代号.项目代号-案卷号  

  全宗号,由负责接收的国家综合档案馆给定,若全宗号未确定可暂不填写。  

  类别代号,即“水利工程质量监督”的代号,用“ZJ”标识。  

  项目代号,由3位阿拉伯数字构成,从“001”开始按项目依次编制。如:安岳县关刀桥水库枢纽工程为省质量监督中心站第12个项目,其项目代号为012。  

  各质量监督机构应编制质量监督项目与项目代号及监督注册号对照表。  

  案卷号,为该项水利工程质量监督档案案卷排列顺序号。  

  全宗号与类别代号之间用“-”隔开,类别代号与项目代号之间用“·”隔开,项目代号与案卷号之间用“-”隔开。  

  例:档号XXXX-ZJ.012-16表示省质量监督中心站的第12个质量监督项目,安岳县关刀桥水库枢纽工程质量监督档案的第16卷。  

  2.监督注册号:填写项目的监督注册或登记号。  

  3.案卷题名:应简明、准确地揭示卷内水利工程质量监督文件的内容,主要包括项目名称、内容特征、文件名称。案卷题名由立卷人根据卷内文件的内容拟写。  

  4.立卷单位:填写文件组卷部门或项目负责单位。  

  5.起止日期:填写案卷内文件形成的最早和最晚时间。如:2012年2月19日-2012年6月30日  

  6.保管期限:应填写组卷时依照附件1《四川省水利建设工程质量监督文件材料归档范围与档案保管期限表》划定的该卷质量监督档案的保管期限。  

  7.密级:填写卷内质量监督文件的最高密级。  

  8.采用案卷内封面,卷盒正面即案卷外封面可只填写档号和监督注册号。  

  (五)卷盒脊背的编制  

  1.卷盒背脊式样见附录图4。  

  2.卷盒背脊“保管期限”的位置加盖保管期限印章,如:30年;  

  3.卷盒背脊“档号”栏应填写该案卷的档号,填写方法见四(四)1,可横向一行或三行排列。  

  4.卷盒背脊“案卷题名”栏应填写与案卷内封面相同的该案卷题名。  

  五、案卷(卷内文件)的装订  

  1.案卷内的文件以件为单位装订。  

  装订前须去掉文件上易锈蚀的金属物,凡未留足装订边或装订线压住文件内容的须加边粘贴补宽,残破文件需进行修补,幅面过小不便装订的文件应粘贴在A4纸上,超出卷盒幅面的文件应叠装。图纸统一按照GB/T10609.3-2008《技术制图复制图的折叠方法》折叠成A4幅面,图样折叠后标题栏应露在外面。  

  卷内文件纵向排版左侧装订,横向排版上边装订。较薄的文件以缝纫机轧边装订,装订线距上、下纸边线50mm、距左纸边15~20mm;较厚的文件采用三孔一线装订,孔距:上孔距上纸边线50mm、下孔距下纸边线50mm、中孔为上下两孔的中点位置,上中下三孔距左纸边15~20mm。  

  装订后的文件应牢固且便于阅读。左边和下边必须整齐,不得有倒页、错页、漏页和压字。装订材料应符合档案保护要求。  

  2.以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖并填写档号章,不装订的图纸在标题栏附近加盖并填写档号章。档号章式样如下:  

档 号 序号
   

  档号章大小:长35mm+15mm,宽10 mm +10 mm  

  档号填写方法同见四(四)1、序号填写方法见四(二)1。  

  例:安岳县关刀桥水库枢纽工程质量监督档案第16卷内第3份文件的档号章填写如下:  

档 号 序号
XXXX-ZJ.012-16 3

  3.以件为单位装订或不装订图纸构成的案卷其卷盒内排列顺序为:案卷内封面、卷内目录、依序排列的文件或折叠好的图纸、卷内备考表。  

  六、案卷目录的编制  

  案卷的整理工作完成后,应按项目编制案卷目录。案卷目录式样见附录图5。  

  案卷目录应与相应的案卷同时移交质量监督机构档案部门。  

  七、卷盒、案卷封面、卷内表格规格及其材料的质量要求  

  1.卷盒制作用无酸牛皮纸板双裱压制。  

  2.卷盒符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008的规定。外表面规格为310mm×220mm,脊背厚度可根据案卷内文件的数量而定(20mm、30mm、40mm、50mm均可)。  

  3.案卷封面用无酸软牛皮纸,尺寸为297mm×210mm (A4)。  

  4.卷内目录、卷内备考表的规格统一为A4幅面,用70g以上白色书写纸制作。

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